改正電子帳簿保存法が令和６年１月１日から施行されます。電子取引データを正しくかつ低コストで保存する方法を検討しましょう。
電子取引とは
一般的な書面による請求書等の交付を行わず、ウェブ上のソフトウェアやメール等を介して電子データの交換だけで取引を完結させることをいいます。これまではPDFファイルなどの取引データを紙に出力して保存すればよかったのですが、電帳法改正により電子データそのものを一定の要件で保存することが義務化されます。
【改ざん防止措置】
電子データは改ざんが容易にできるため、保存に際してはタイムスタンプを押すことが原則的なルールです。
しかし、タイムスタンプは認定を受けた事業者からしかサービスを受けられないため費用がかかります。
対応策として、「訂正削除の防止に関する事務処理規定」を備えておく必要があります。
【保存方法】
取引先と電子取引で送受信したすべてのＰＤＦファイルを
●事業年度ごと
●取引先ごと
●種類（請求書・領収書…）ごと
にフォルダ分けして保存します
【検索機能】
さらに厄介なのが、保存したＰＤＦファイルを検索できる機能が必要であることです。取引先の検索はフォルダ分けして保存すればクリアできますが、以下の検索が通常のパソコンではできません。
●取引年月日で検索する
●取引金額で検索する
●上記について範囲を指定して検索する